Jak poprowadzić duże, wirtualne planowanie.

Ten wpis jest o przeprowadzeniu konkretnego rytuału SAFe’owego – dużego planowania prac dla wielu zespołów zwinnych na mniej, więcej, kwartał wprzód. Nie mniej jednak nawet jeśli totalnie nie interesuje Cię SAFe, albo wręcz gardzisz nim, to praktyczne wskazówki zawarte w artykule mogą Ci się przydać do przeprowadzenia dużego, wirtualnego planowania.

PI Planning, to kluczowy rytuał w Scaled Agile Framework. Jest ukoronowaniem okresu przygotowania wymagań biznesowych i on jest początkiem kolejnego Przyrostu Programu (Program Increment). Od tego dwudniowego wydarzenia, oraz od poziomu przygotowania do niego, zależy to jak dobrze zdefiniujemy i zaplanujemy pracę dla wszystkich zespołów składających się na Agile Release Train, a w dużej mierze też to, co dowieziemy w najbliższym PI’u.

Twórcy i praktycy SAFe, w tym ja, mocno zachęcają, aby w ramach PI Planningu wszystkie zaangażowane osoby spotkały się w jednym miejscu. Pomaga to w synchronizacji, ułatwia komunikację, wyrównuje poziom wiedzy. Bardzo często jest też dobrą okazją do spotkań integracyjnych. Są firmy, w których współpracownicy i kontrahenci realizujący wspólnie duży system widują się na żywo jedynie podczas PI Planningu, na co dzień pracując w odległych lokalizacjach. Zdarzyć się jednak może, że będziemy zmuszeni poprowadzić to spotkanie, lub podobne, częściowo lub w całości zdalnie. W moim przypadku tym powodem było oddelegowanie przez zaangażowane firmy wszystkich osób biorących udział w programie na home office z powodu epidemii koronowirusa.

Czy da się PI Planning efektywnie przeprowadzić zdalnie? Uwaga, spoiler alert – da się ;] Poniżej dzielę się moimi spostrzeżeniami i dobrymi praktykami.

8 wskazówek pomocnych przy realizacji zdalnego PI Planningu

1. Spisz wszystko, co istotne

Żeby takie wirtualne spotkanie mogło być zrealizowane efektywnie powstanie zapewne sporo reguł, procesów, wytycznych, wskazówek, zasad, porad, dokumentów, zestawień, planów, harmonogramów, agend itp., itd. Część z nich będzie dość oczywista i intuicyjna, część z nich może już dawno została wymyślona i tylko wystarczy je przypomnieć, albo się do nich odnieść, jakaś ich część będzie jednak zapewne mniejszą lub większą nowością. Tak czy siak, jeśli to wszystko nie będzie zebrane w jednym miejscu i rozpowszechnione, to nie będzie to stosowane podczas PI Planingu i cały misterny plan w … się rozjedzie. Miej plan, spisz go, udostępnij i upewnij się, że dotarło to do ludzi.

2. O wszystkim przypominaj

Spisałeś co trzeba, podlinkował gdzie należy, więc możesz spać spokojnie… nie, nie możesz. To że to zrobiłeś może mieć małe znaczenie. Ile byś nie włożył w te przygotowania atencji, to ludziska mogą to przeoczyć, nie zrozumieć, zapomnieć, olać, a może po prostu spisałeś tak wiele rzeczy, że nie szło tego zrozumieć, może wkradły się jakieś błędy, które wybuchną Ci w twarz w krytycznym momencie. Komunikuj zatem kluczowe punktu PI Planningu wielokrotnie, ustaw automatyczne powiadomienia, jeśli masz taką możliwość, wyznacz strażników w krytycznych obszarach, ale też powtarzaj się. To nic, że wszyscy wiedzą, że o 13:00 macie telco Scrum of Scrums, przypomnij o nim wszystkim zainteresowanym na 15 minut przed spotkaniem i podeślij linka do video-konferencji. Przesada mówisz? Może, ale każda wirtualna wpadka może być mega trudna do opanowania, po co ryzykować.

3. Zrób mapę wirtualnej przestrzeni

Gdzie znaleźć zespół Avengers podczas standardowego PI Planningu? To oczywiste, w ich pokoju. A gdzie ich znaleźć na zdalnym PI Planningu? No cóż, w chmurze. Jeśli pracują zdalnie od jakiegoś czasu, to mają pewnie swój chatroom zespołowy, albo eventy w kalendarzu, do których się wdzwaniają. Twoja organizacja ma już zapewne wdrożone standardy pracy zdalnej, ale czy poszczególne zespoły i osoby znają narzędzia innych zespołów. Czy są one ujednolicone? Czy darmowe wersji komunikatorów nie kończą się np. na 5 użytkownikach? Czy nadają się do pracy wielu osób? Zrób mapę, gdzie można znaleźć zespoły i ludzi, jakich czatów używają i jak się do nich najlepiej wbić. Wirtualna przestrzeń może być dużo mniej intuicyjna niż pokoje i korytarze firmowe. Bądź pomocny w tych poszukiwaniach.

Zapraszamy na szkolenie

Program Increment Planning

4. Przetestuj wydajność narzędzi do pracy grupowej

Używacie np. Slacka do zdalnych Daily Scrumów? Super, dlaczego by go nie użyć do refinementu ważnej funkcjonalności podczas PI Planningu? A może zaprosimy wszystkich do pokoju slackowego na wystąpienia Prezesa odnośnie wpływu strategii organizacji na produkt i najbliższy Program Increment? Świetnie…, a wiesz jaki jest limit uczestników na Slacku, Hangout Meet, Workplace by Facebook, Skype, itp.? Sprawdź upewnij się, że narzędzie pociągnie planowane spotkanie, że ma odpowiednie funkcjonalności, jak np. udostępnianie pulpitu, czy automatyczna autoryzacja uczestników. Nie daj się zaskoczyć w krytycznym momencie tym, że n-ty ważny uczestnik nie może się wdzwonić do konferencji.

5. Przygotuj boardy, raporty, zestawienia i automatyzuj wszystko, co się da

W codziennej rzeczywistości biurowej ściany pokoi zespołów deweloperskich potrafia wyglądać bardzo ciekawie. Backlogi, kanbany, impact mapy, mind mapy, zestawienia, przypomnienia… raczej nie przenosimy tego wszystkiego do domu na czas pracy zdalnej. Skąd zatem wiemy, że jesteśmy gotowi do planowania, że storki spełniają DoRy, że wszystkie istotne ficzery trafiły do zespołów do zapoznania się? Jak szybko sprawdzimy, który Product Owner musi się jeszcze spiąć z ostatnimi szlifami, gdzie brakuje makiet, na którym architekcie wisi epic w analizie technicznej, który Scrum Master nie ogarnął zależności, jakie eskalowane tematy utknęły na RTE? Nie ma wspólnych śniadań, czy pizzy, nie ma wyjść na fajkę, nie ma przypomnienia sobie o czymś podczas mijanki na korytarzu. Nagle znika sporo naturalnych mechanizmów komunikacyjno-koordynacyjnych. Te wszystkie rzeczy znaleźć się w Jirze, Asanie, MS Project’cie, na Share Point’cie, na Confluence i co tam jeszcze używacie na co dzień albo od święta, a do ich tworzenia i utrzymania musi być przyłożona szczególna atencja. Im więcej da się z tego zautomatyzować, tym większa szansa, że dane będą kompletne, aktualne i spójne.

6. Moderuj kluczowe spotkania

W którym miejscu znajdziemy streaming wystąpienia będącego gwoździem programu? Czy zaczynamy punktualnie, czy jeszcze czekamy na spóźnialskich? Czy już można zadawać pytania? Kto ma teraz głos żeby się nie przekrzykiwać? Czy pytania zadajemy na głos w trakcie, czy na koniec, a może piszemy je na czacie? Jeśli mamy telco na powiedzmy 160 osób, a na PI Planningu to nic nadzwyczajnego, to porządek będzie bardzo potrzebny, żeby nam się to wszystko nie rozjechało. Przebiegnie to dużo sprawniej, jeśli ktoś będzie moderował. Upewnij się, że wszyscy wiedzą gdzie i o której będzie spotkanie, zweryfikuj czy masz już wszystkich obecnych, przynajmniej tych kluczowych, rozpocznij, prowadź, podsumuj, zakończ, przerwij jeśli trzeba, udzielaj głosu, wyciszaj jeśli trzeba, “wywołuj do tablicy”, aktywizuj uczestników.. Ty sam wyświetlaj kluczowe dokumenty, boardy, raporty, a żeby było sprawniej użyj całego arsenału swoich facylitatorskich armat. Wiele takich wirtualnych spotkań będzie realizowanych równolegle, ale Ty skup się na kluczowych, a tam gdzie nie dasz rady upewnij się, że będzie na nim jakiś inny moderator. Bądź przy tym zdecydowany i twardy jak żelki z Biedronki.

7. Nie dopilnujesz wszystkiego, wspieraj się SMami

Pamiętasz/znasz historię kapitana atomowej łodzi podwodnej? Chciałbyś mieć pewność, że wszystko jest pod kontrolę i dołożysz do tego wszelkich starań, ale czy jesteś w stanie pomyśleć o wszystkim i wszystkich? Czy jesteś w stanie wszystkiego dopilnować? Czy wiesz lepiej od zespołu, kiedy, z kim i w jaki sposób najlepiej przeprowadzić refinement backlogu? Wiesz to najlepiej z całego Agile Release Train? Wątpliwe. Nie ma potrzeby, żebyś był SPOCkiem* albo SPOFem**. Przekaż ludziom cel i intencję, daj im narzędzia, a jeśli chcesz dodatkowo się zabezpieczyć, to zaangażuj Scrum Masterów/liderów zespołów, takie krytyczne chwile są właśnie tymi momentami, w których powinna ujawnić się ich prawdziwa wartość.

8. Naprawdę zapomnij o tych przeklętych karteczkach

Na dobrą sprawę powinieneś był zapomnieć o post-it’ach i analogowych tablicach już dawno temu. Powinieneś też zapomnieć o jakimkolwiek przeklepywaniu danych z backlogów zespołów na dodatkowe boardy, arkusze, prezentacje. Niezależnie od poziomu fizyczności kontaktu uczestników PI Planningu, wszystkie zestawienia potrzebne do koordynacji prac zespołów na wyższych poziomach zarządzania powinny generować się automatycznie na podstawie tego, jak rozplanowane zostały backlogi zespołów (product backlogi i sprint backlogi). Szkoda czasu na dublowanie wpisów na przełączanie, ręczne uzupełnianie. Nonsensem też byłoby wysyłanie jakiś fotek tablic naściennych. To nie są zabawki przy produkcji dużych rozwiązań.

To pewnie nie jest pełna lista sztuczek, które powinieneś nosić ze sobą w rękawie na takie wydarzenia, ale powinny pomóc. Takie “rozproszone spotkanie” wcale nie musi być mniej efektywne od konwencjonalnego, trzeba być tylko świadomym jego specyfiki i odpowiednio się do niego przygotować. To w którym brałem udział zostało ogólnie bardzo pozytywnie ocenione przez uczestników, do tego stopnia, że część rozwiązań zostanie wdrożonych w kolejnych PI Planningach, nawet tych na których będziemy mogli spotkać się twarzą w twarz. Ta nadzwyczajna sytuacja wymusiła na nas podejście na nowo do tematu PI Planningu. Wdrożenie części mechanizmów rozważaliśmy wcześniej, ale brakowało nam jakiegoś decydującego impulsu. Intuicyjnie podejrzewaliśmy, że można sporo czasu zaoszczędzić nie ściągając wszystkich zdalnych zespołów do jednej lokalizacji na czas eventu, ale brakowało decyzji. Tą decyzję podjęło za nas życie, ale wygląda na to że dłuższej perspektywie skorzystamy na tym.

Powodzenia ;]

*SPOC – Single Point of Contact
**SPOF – Single Point of Failure