Spotkania firmowe bywają koszmarem. Twój kalendarz pęka w szwach od planowanych zebrań i wygląda na to, że znalezienie wolnego terminu na kolejne, graniczy z cudem. Jeszcze większym przekleństwem jest kilka spotkań zaplanowanych w tym samym czasie. W rezultacie stresujesz się, próbując ustalić priorytety i dokonać optymalnego wyboru, żonglując terminami, aby dodać kolejny meeting do przepełnionego harmonogramu dnia. Jak zatem planować spotkania, aby były najbardziej efektywne i dawały korzyści Tobie oraz uczestnikom, zamiast spędzać wszystkim sen z powiek?
Ideały nie istnieją!
Wzorcowe, efektywne spotkanie to takie, na którym wszyscy zaproszeni uczestnicy się pojawili i byli do tego spotkania przygotowani. Najlepiej, aby w trakcie zebrania wykazali się zaangażowaniem oraz zrozumieniem dla przedstawionych postulatów i wynieśli z niego wymierne korzyści.
Niestety to niedościgniony ideał. Co można zatem zrobić, aby spotkania nie były zwykłą stratą czasu, tylko wartościowym przeżyciem?
Czy koniecznie face-to-face?
Efektywne spotkania rzadko kiedy mają swój faktyczny początek w terminie wyznaczonym w kalendarzu. W większości przypadków rozpoczynają się dużo wcześniej – w głowie organizatora, który rozważa konieczność przeprowadzenia takiego zebrania i pyta o zdanie grupę, grupę realizującą projekt.
W życiu zabieganych pracowników nie ma miejsca na marnowanie czasu, dlatego, aby spotkanie było jak najbardziej efektywne, powinno być dobrze przemyślane. Niezbędne jest określenie, czy zebranie zespołu na żywo, to jedyne i najlepsze rozwiązanie oraz jaką wartość niesie uczestnikom formuła spotkania.
Niepodważalną zaletą zebrań jest budowanie relacji międzyludzkich. Możemy być w stałym kontakcie mailowo-telefonicznym albo rozmawiać przez zoom lub inny komunikator, jednak to właśnie zebrania face-to-face dają możliwość pełnej interakcji. Zupełnie inaczej wygląda proces komunikacji, gdy do wykorzystania mamy cały zasób dostępnych środków, czyli wzrok, słuch, intonację głosu, gestykulację, mowę ciała czy mimikę twarzy itd. To spotkania na żywo najlepiej pobudzają motywację grupy i mobilizują do działania.
Cel określa środki!
Czy każde wydarzenie związane z projektem musi być omawiane w formie zebrania? Przed organizacją meetingu, jeszcze zanim zarezerwujesz termin w kalendarzu, warto sobie zadać dwa pytania:
- jaki rezultat chcemy osiągnąć?
- kto ma w spotkaniu uczestniczyć?
Przykładowym celem grupy projektowej podczas spotkania może być:
- raport – np. o stanie projektu, sytuacji kryzysowej lub każdy inny zestaw informacji oparty o zgromadzone dane.
- obsługa zagadnień projektowych – wszystko to, co nas zaskoczyło w projekcie i wymaga naszej interwencji i koordynacji zespołu.
- rozwiązanie problemu – działanie kreatywne, związane z niepewnością, brakiem wystarczającej informacji lub gdy informacja jest rozproszona.
Jeśli rezultatem ma być wyłącznie przekazanie raportu, nie ma potrzeby organizowania spotkania. W takim przypadku zadbaj o mechanizmy i procesy, które dostarczą Ci niezbędnych danych. Zabezpiecz ich regularną publikację i postaraj się w taki sposób przekazać informacje pozostałym członkom zespołu, aby nie było miejsca na nieprawidłową ich interpretację. Wszyscy uczestnicy powinni zrozumieć przekaz w taki sam sposób.
W przypadku obsługi zagadnień projektowych – zbuduj plan komunikacji gwarantujący jasny i klarowny przepływ informacji. Przydziel role uczestnikom projektu oraz zakres ich odpowiedzialności. Zadbaj o prawidłową strukturę organizacyjną i decyzyjność. Będziesz miał pewność, że wszystkie informacje trafią do właściwych osób zaangażowanych w projekt i gwarancję, że osoby te mają odpowiednie kompetencje do podejmowania decyzji istotnych dla projektu.
Nie uciekniemy od spotkania grupy projektowej na żywo kiedy niezbędna jest szybka reakcja na problemy pojawiające się podczas realizacji projektu. To właśnie zebranie robocze pozwala znaleźć kreatywne i skuteczne rozwiązanie. W przypadku braku możliwości przeprowadzenia spotkania offline można pokusić się o jego realizację w innej formie. Jednak najlepsze rezultaty daje zazwyczaj tradycyjna forma meetingu na żywo.
A co, jeśli spotkanie jednak będzie potrzebne? Przeczytaj w kolejnym wpisie – „Jak dobrać uczestników efektywnego spotkania?„
