W poprzednim wpisie blogowym: Spotkanie ma być efektywne – ale czy jest niezbędne? omówiłem temat zasadności organizowania spotkań face-to-face. Jeśli zatem ustaliłeś, że dany projekt wymaga zebrania uczestników w jednym miejscu, pora postawić kolejny krok.
Będzie nim decyzja dotycząca klucza, według którego wybierzesz uczestników spotkania. Pomocne w tym wyborze może być zadanie kilku pytań i uzyskanie odpowiedzi, które ułatwią Ci to zadanie:
- Dlaczego akurat ta osoba powinna być obecna?
- Jaka jest rola potencjalnego uczestnika w organizacji i samym projekcie?
- Czy dana osoba posiada niezbędne uprawnienia i wymaganą decyzyjność?
- Jaka wiedza będzie potrzebna w trakcie spotkania i czy wybrana osoba ją posiada?
- Jeśli potencjalny uczestnik dysponuje niezbędną wiedzą, czy jego fizyczna obecność na spotkaniu jest konieczna, czy może przekazać potrzebne informacje w inny sposób? Być może wymagane informacje są ogólnie dostępne np. w internecie?
- Jakie pytania należy zadać potencjalnym uczestnikom i czy można to zrobić pisemnie i z wyprzedzeniem, nie czekając na termin zebrania?
- Jeśli można uzyskać wszystkie niezbędne informacje jeszcze przed spotkaniem – jaka metoda zebrania materiałów będzie optymalna?
Zauważyłeś być może, że powyższe pytania mają w zasadzie jeden cel. Skłaniają organizatora spotkania, aby jeszcze przed meetingiem zidentyfikował jaki zakres wiedzy jest kluczowy dla projektu. A w kolejnym etapie, kto taką wiedzą dysponuje. Następnie, w jaki sposób, biorąc pod uwagę inne opcje niż fizyczna obecność, można pozyskać niezbędne informacje z wyprzedzeniem.
Znasz już odpowiedzi na powyższe pytania? Wiesz już zatem jak dobrać skład grupy projektowej na spotkaniu. Teraz zadbaj o to, aby zebranie było jak najbardziej efektywne i zakończyło się wymiernymi rezultatami oraz zadowoleniem wszystkich zainteresowanych.
Jak to zrobić? Już w kolejnym artykule przedstawię uniwersalną receptę na efektywne spotkanie. Czytaj we wpisie 16 kroków do efektywnego spotkania.
