W zalewie różnorodnych działań, wielości dziedzin i branż pojęcie projekt rozmydla się. Określenie to jest o tyle, ważne, że decydując się na nazywanie działania projektem wchodzimy w pewien świat. Świat systematyki, narzędzi, technik, obowiązków. Co więcej, wśród profesjonalnych Project Managerów posługujemy się specjalistycznymi sformułowaniami, które niosą za sobą pewną wartość i mają wpływ na projekt.

Zatem. Co to jest projekt?

Źródła, metodyki, dobre praktyki czy wytyczne o projektach mówią w różny sposób. Ich częścią wspólną są następujące cechy.

Innowacyjny, niepowtarzalny

To wg. mnie najważniejsza cecha. Działanie o charakterze zmiany, wynoszące coś nowego, zmieniającego otoczenie, organizację czy produkt, który ona dostarcza. Przykładem może być budowa autostrady, zmiany w strukturze sieci sprzedaży firmy, zmiany struktury organizacyjnej, nowy sposób komunikacji do Klientów czy nowe funkcje produktu, które zostaną wprowadzone na rynek i będą nośnikiem promocji.

Wszystkie te przykłady mogą być niepowtarzalne mimo, że będą dotyczyły elementów, które w przyszłości też mogą się zmienić. Bo czy zmiany struktury firmy lub w produkcie nie będą kiedyś znowu przeprowadzane. Będą ale raczej już z innego powodu.

Jest ukierunkowany na cel

Mimo, że to zabrzmi dziwnie, projekty szczególnie nastawione są na osiągnięcie celu. Mierzalnego, jasno określonego, zakomunikowanego i weryfikowanego w trakcie realizacji projektu. Po co? By być pewnym, że zostanie on osiągnięty i będziemy mierzyć postępy w trakcie realizacji.

Dlaczego „zabrzmi dziwnie”? Niby wszystkie działania powinniśmy prowadzić z ukierunkowaniem na cel. Jednak czy nie znasz tego stanu, kiedy pada zdanie „zróbmy to”. Ale jak zaczniemy drążyć „dlaczego?”, „po co nam to?” nagle argumenty się kończą. Zapominamy o tym co było przyczyną podjęcia działań lub porostu nie potrafimy precyzyjnie wskazać co było początkową inspiracją, przyczynkiem do działania.

Zapraszamy na szkolenie

Szkolenie z Zarządzania Projektami

Jest ograniczony w czacie

Ograniczony w czasie to wskazanie kiedy się projekt zacznie i kiedy się zakończy. Ma początek i koniec, i te dwa istotne wydarzenia są oznaczone w datach. Więcej. Potrafimy dokładnie określić co trzeba zrobić by początek faktycznie był początkiem, kiedy jest start projektu. Podobnie z końcem. Dokładnie możemy wskazać jakie warunki muszą być spełnione, jakie są kryteria by projekt zakończyć .. z powodzeniem. Co takiego ma być dostarczone, jaki produkt ma „wyprodukować” projekt.

Jest zorganizowany

Tak. Jest zorganizowany. Projekt to nie chaos. Powiem więcej, nie lubię jak ktoś mówi, że zarządzanie projektem to zarządzanie chaosem. Jakie to zarządzanie i czym .. zadaję pytanie.

Zorganizowany oznacza tyle, że zostały przeanalizowane potrzeby osób zainteresowanych projektem (interesariuszy projektu), tym co ma on osiągnąć, jaki ma produkt dostarczyć. Kto to wykona, za ile, w jakim czacie i na co musimy uważać podczas projektu. To tylko delikatne dotknięcie tematu. Zaledwie muśnięcie zagadnienia jakim jest organizacja projektu.

Ma ograniczone zasoby

Niestety. Świat nie jest z gumy, projekt też nie jest z gumy. Organizacje, firmy też nie są z gumy. Nie mają na zapleczu wielkiego sejfu wypełnionego sztabkami złota jak na filmach. Nie dublują w nieskończoność kompetencji jakie mają pracownicy, ludzie w tych firmach zatrudnieni. Działamy w pewnych ograniczeniach. Aby było jeszcze trudniej, czasami tych ograniczeń nie możemy przekroczyć, złamać, bo runie całe uzasadnienie biznesowe realizacji projektu.

Ale jak to zapytasz? No tak. Przesunięcie terminu prezentacji produktu kiedy ma on być poraz pierwszy zaprezentowany na targach raczej będzie nie możliwe. Zwiększenie budżetu na kampanię marketingową ma tak długo sens jak długo bedzie to uzasadnione w całym bilansie przychodów i kosztów wraz z załozonym zwrotem z inwestycji.

Jak wszystkie te atrybuty są spełnione, możesz powiedzieć, że „robisz projekt”. Oczywiście nikt nie będzie krzyczał jeśli jest inaczej. Chodzi tylko o jasną komunikację, przejrzystą, ze zrozumieniem tego co się robi i jak się tym zarządza.