Notatka ze spotkania projektowego to zawsze dodatkowa praca, która wymaga czasu. Co gorsza, nie mamy pewności, że ktoś ją w ogóle przeczyta. Czy zatem jest potrzebna? To zależy.
Przede wszystkim zastanów się, w jakim celu robisz notatkę ze spotkania — do czego jest Ci ona potrzebna? Następnie spróbuj ustalić i uwzględnić potrzeby uczestników spotkania. Czy po prostu oczekują informacji o ustaleniach podjętych na spotkaniu, czy też precyzyjnej notatki z wyszczególnionymi detalami?
Spotkania — projektowe, statusowe, warsztatowe, czy inne, to zazwyczaj posiedzenia wielowątkowe. Mają jednak ściśle ustaloną strukturę oraz agendę, a także ramy czasowe dla poszczególnych tematów. Dobry porządek obrad sprawia, że zebranie kończy się o czasie i nie jest przeciągane w nieskończoność. Jest to niezwykle istotne — przecież takie spotkanie, to z reguły jeden z wielu, a nie jedyny obowiązek uczestników.
Patrząc z tej perspektywy, widzimy, że podsumowanie wszelkich pomysłów, poruszanych zagadnień oraz otwartych wątków ma kluczowe znaczenie. Taka notatka ze spotkania świetnie podsumowuje cały przebieg spotkania oraz wyróżnia i kategoryzuje tematy, o których była mowa.
Właśnie to usystematyzowanie działań i późniejsze wdrożenie ich w projekcie, jest niezmiernie istotne. Porządkuje treści i wskazuje na relacje pomiędzy działaniami, dzięki czemu możesz przygotować plan ich wdrożenia do projektu i upublicznić. Jest również istotnym elementem dokumentacji projektu — prezentującym nasze postępy.
Podsumowując, podstawowe funkcje notatki to:
- usystematyzowanie i uporządkowanie tematów
- wdrożenie działań do projektu
- zakomunikowanie podjętych tematów i decyzji osobom zainteresowanym (interesariuszom)
- archiwizowanie podjętych decyzji
Jak zatem efektywnie wykonać taką notatkę ze spotkania? Ja robię to w dwóch krokach:
Krok 1 – Notatka ze spotkania projektowego w formie Mapy Myśli lub Notatki Wizualnej
Zaczynam od sketchnotingu — ta metoda swobodnego zapisywania myśli i sporządzania notatek wizualnych pozwala mi myśleć kreatywnie i jednocześnie łączyć różne fakty. W tym momencie nie jest dla mnie istotny odbiór moich rysunków — jest to po prostu baza do przygotowania notatki formalnej. Oczywiście tylko wtedy, gdy dany projekt, jego metodyka czy framework takiej właśnie formy wymagają.
Uwaga! Jeśli zapis formalny nie jest wymogiem, możesz zostać przy sketchnotkowym — idealnym dla wzrokowców, typie notatki.
Więcej przykładów Notatek Wizualnych znajdziesz na moim drugim blogu — Jamaluje.pl.
Krok 2 – Notatka ze spotkania projektowego czy Notatka Formalna
Notatka formalna, która systematyzuje informacje, to zazwyczaj szablon dokumentu przygotowany jako dokument Word albo formatka w mailu. W trakcie spotkania uzupełniasz taki szablon, zapisując między innymi poruszane tematy z informacją kto i co powiedział oraz jakie są ustalenia.
Notatka formalna najczęściej zawiera informacje o:
- spotkaniu: temat spotkania, osoby uczestniczące, data spotkania, agenda spotkania
- tematach dyskusji: podsumowanie dyskutowanych tematów
- podjętych decyzjach: precyzyjna informacja o podjętych decyzjach i osobach, które te decyzje podjęły
- zagadnieniach: tematach, które zostały poruszone ale nie zostały jeszcze zamknięte, wymagają dalszego działania, wskazanie osób, które są za nie odpowiedzialne
- planie działania: jeśli był omawiany dalszy plan działania, w którymś z punktów agendy, wskazanie zadań, osób i oczekiwanych dat realizacji
- krytycznych punktach projektu: jeśli jest taka potrzeba, wskazanie istotnych punktów projektu, etapów, kamieni milowych, krytycznych dat lub parametrów (czas, budżet), które mogą zainteresować odbiorców
Notatka wizualna ze spotkania na pewno przyciągnie uwagę odbiorców. Taka sketchnotka będzie niebanalną, łatwo przyswajalną formą informacji z zebrania. Nawet jeśli projekt wymaga sporządzenia notatki formalnej, nie rezygnuj z etapu pierwszego! Połącz elementy wizualne ze słowami i spróbuj zainteresować taką formą innych uczestników. Może następnym razem wystarczy szybki rzut oka na sketchnotkę, a formatka okaże się zbędna.
