Przygotowanie spotkania projektowego, tak by spotkanie było efektywne to niemały wysiłek dla organizatora. Musi on dopilnować mnóstwa elementów, aby zebranie przyniosło zamierzony efekt. Aby wszyscy zebrani, uczestnicy spotkania sami, spontanicznie potwierdzili „Tak, to było efektywne spotkanie”. Odpowiedzialność organizatora zaczyna się na długo przed spotkaniem. I bynajmniej nie kończy wraz z pożegnaniem zebranych po meetingu i opuszczeniem sali przez ostatniego uczestnika, lub – w przypadku zebrania online – wyłączeniem kamery internetowej.
Jak zapewne pamiętasz, wstępne kroki na przyszłość podejmujemy jeszcze na spotkaniu, kiedy podsumowując każdy punkt agendy i całe spotkanie, planujemy kolejne działania. Bardzo ważne jest, aby wszelkie elementy, które dotyczą osób, konkretnych zadań na przyszłość, czy terminów, zostały spisane w formie harmonogramu.
A jakie będą kolejne kroki? Czego powinieneś dopilnować jako organizator?
- Opublikuj plany. Ustalenia poczynione podczas spotkania i harmonogram dalszych prac warto upublicznić. Oczywiście o ile nie są to informacje tajne – czasami i takie spotkania się zdarzają. Jawne podsumowanie udostępnij w wybranym kanale komunikacyjnym. Przykładowo możesz je zamieścić na stronie internetowej projektu lub wysłać drogą mailową.
- Przygotuj notatkę. Czasem jako protokoły ustaleń wykorzystywane są również szablony notatek po spotkaniu. W razie konieczności opracuj taki protokół i przechowuj po spotkaniu w archiwum projektowym.
- Dostarcz materiały. Jeśli na spotkaniu zostały sporządzone inne materiały, niż te, które były wsadem do spotkania, koniecznie dołącz je do podsumowania. Każda z osób czytających podsumowanie musi wiedzieć, skąd wynikały poszczególne wnioski i decyzje. Warto więc dołączyć do dokumentacji projektu zdjęcia flipów, prezentowane prezentacje do podsumowań, e-maili, komunikatów w intranecie lub witrynie projektowej.
Jestem ogromnie ciekaw, jakie są Twoje przemyślenia po przeczytaniu całego materiału dotyczącego organizacji efektywnego spotkania. Czy sprawne przeprowadzenie takiego meetingu wydaje Ci się skomplikowane? Przyznaję, że z początku może się takie wydawać.
Z własnego, długoletniego doświadczenia Project Managera mogę stwierdzić jedno – jeśli w najdrobniejszych detalach nie zadbasz o organizację spotkania, spotkanie się zwyczajnie nie uda. Będzie zwykłą stratą czasu dla Ciebie i uczestników. Nie odniesie wymiernych skutków, a rezultat będzie daleki od zamierzonego. A wystarczy takie zebranie po prostu odpowiednio i precyzyjnie przygotować.
Mam nadzieje, że mój cykl wpisów na temat spotkań da Ci pewne wskazówki i bezboleśnie przeprowadzi Cię przez organizację meetingu. Opierając się na tych wskazówkach, przygotuj scenariusz i go zrealizuj. Wyczucie i rozeznanie, kiedy możesz pozwolić sobie na pewną elastyczność, kiedy daną część spotkania należy przedłużyć oraz nad którym punktem agendy należy się dłużej pochylić, przyjdą z czasem.
Pamiętaj, że sednem dobrze przeprowadzonego i efektywnego spotkania jest jego rezultat. A osobą, która o ten rezultat musi zadbać, jesteś właśnie Ty – Project Manager. Do dzieła!
