Efektywne spotkanie, z którego uczestnicy wychodzą zadowoleni i z wymiernymi efektami, to marzenie każdego organizatora. Jak zatem sprawić, by nie było stratą czasu? Z poprzednich wpisów EFEKTYWNE SPOTKANIE? ALE CZY SPOTKANIE JEST NIEZBĘDNE? oraz JAK DOBRAĆ UCZESTNIKÓW EFEKTYWNEGO SPOTKANIA? wiesz już, w jakich przypadkach powinieneś spotkanie zorganizować i kogo na nie zaprosić. Czas omówić kolejne zagadnienie – jakie kroki należy powziąć przed i w trakcie spotkania, aby przyniosło najwięcej korzyści?
1. Co powinno zawierać zaproszenie na spotkanie?
Co powinno znaleźć się w idealnym zaproszeniu? Oto lista niezbędnych do przeprowadzenia efektywnego spotkania składowych zaproszenia:
- cel spotkania – dokładnie określ kryteria i dane, po których osiągnięciu, organizator i uczestnicy, będą mogli potraktować spotkanie jako zakończone sukcesem.
- agenda spotkania – spisz i wyślij do uczestników listę tematów, które będą poruszane na spotkaniu. Zaznacz wszystkie sprawy wymagające omówienia i problemy, które mogą napotkać uczestnicy spotkania.
- aktorzy spotkania – przypisz każdy punkt agendy do osoby odpowiedzialnej, zgodnie z jej kompetencjami lub decyzyjnością. Osoba taka powinna czuć odpowiedzialność za dany temat i za rezultat po omówieniu danego punktu. A także za całe spotkanie.
- timeboxy – każdy punkt spotkania powinien mieć ramy czasowe na jego omówienie. Takie wyznaczone odcinki czasu będą jak mapa, wskazująca uczestnikom, że każda minuta spotkania jest ważna i została spożytkowana efektywnie.
- materiały wsadowe – czyli takie, które dostarczą wszystkim uczestnikom niezbędnych informacji. Najlepiej, aby uczestnicy mogli zapoznać się z nimi jeszcze przed spotkaniem. Mamy wtedy pewność, że wszystkie punkty agendy będą dobrze zrozumiane, a zebrani będą posiadali podobny poziom wiedzy na ich temat.
- czas spotkania – określ dokładnie przedział czasowy, w jakim spotkanie się odbędzie. Uwzględnij bufor czasowy i wyznacz optymalną porę na meeting. Do tematów trudnych lepiej podejść ze świeżym umysłem, dlatego mimo ograniczeń dostępności, warto pożonglować terminami.
- termin wysyłania zaproszenia – wielu z nas, w tym i ja, nie znosi zaproszeń na spotkania, które mają się odbyć np. za 15 minut. Po prostu nie ma możliwości, aby przygotować się na takie spotkanie. Bez wcześniejszego dostępu do materiałów i rzucając wszystko, czym w danym momencie byłem zajęty, muszę pojawić się na nieplanowanym zebraniu. Szanuj uczestników spotkania oraz ich czas i zadbaj o wysłanie zaproszenia z wyprzedzeniem, dając im szansę odpowiednio się do niego przygotować.
2. Jak przeprowadzić efektywne spotkanie?
Wysłaliśmy zaproszenie na spotkanie, zapisaliśmy termin w kalendarzu, a uczestnicy spotkania zostali wstępnie przygotowani. Teraz należałoby o swoich gości odpowiednio zadbać.
Uważam, i zdania nie zmienię, że to właśnie ja, jako organizator, jestem odpowiedzialny za spotkanie. Za jego przebieg i wynik. Pamiętaj, że jeśli odpowiedzialność miałaby być przypisana komuś innemu, musi być to jasno zakomunikowane i podkreślone w agendzie!
Aby atmosfera zebrania przypominała imprezę rodzinną, a nie nudną, wymuszoną posiadówkę, organizator powinien zadbać o samopoczucie i komfort uczestników. Powinna to być zresztą norma spotkań służbowych, niezależnie od ich charakteru. W jaki sposób prowadzący może tak pokierować meetingiem, aby zmobilizować uczestników do aktywności i współpracy w miłej atmosferze? Oto kilka wskazówek:
- przypomnij cel spotkania – po co spotkanie jest realizowane i w jakim celu uczestnicy zostali zaproszeni oraz jaki efekt chcesz uzyskać. Dobitnie zaznacz, o jaki rezultat chodzi i upewnij się, że dla uczestników wszystko jest jasne. Odpowiedz na ewentualne pytania i dopiero wtedy przejdź do kolejnego punktu.
- przywołaj agendę – przypomnij wg. jakiego klucza będą realizowane etapy spotkania i jakie tematy będą poruszane. A także, kto kolejno będzie zabierał głos. Potwierdź z uczestnikami, że się z tym zgadzają oraz upewnij się, że agenda nie wymaga uzupełnień lub korekty np. odnośnie osób, które będą omawiać jej poszczególne punkty.
- potwierdź role wybranych osób – wyraźnie zaznacz funkcje najważniejszych osób na spotkaniu dla potwierdzenia ich obecności. Może się zdarzyć, że lista osób z agendy nie pokrywa się z listą uczestników spotkania. Być może ktoś nie mógł stawić się osobiście na zebraniu i wysłał zastępstwo. Wskaż takie sytuacje, potwierdź role zebranych i przypomnij powody, dla których wybrane osoby są potrzebne.
- wskaż metody pracy – być może nie wszystko da się wyjaśnić poprzez przedyskutowanie tematów i niezbędne będzie głosowanie uczestników w celu podjęcia decyzji. Być może zostaną również wykorzystane inne narzędzia, jak rysowanie na tablicy itp. Zasygnalizuj to uczestnikom. Potwierdź, że wyrażają na to zgodę i że wszystko jest dla nich zrozumiałe.
- zadbaj o zasady spotkania – nazywane również kontraktem. Czyli o elementy komfortu pracy, które muszą być spełnione z punktu widzenia uczestników, aby sprawnie przejść przez przygotowane punkty agendy. Często zdarza się, że w trakcie spotkania ktoś pracuje na laptopie, odpowiada na e-maile, przegląda aplikacje w telefonie, nie słucha, nie angażuje się i rozprasza innych. Wszystko to wpływa na efektywność spotkania. Możemy się również spotkać z sytuacją, kiedy opinie uczestników nie mają potwierdzenia w faktach, tylko są subiektywną oceną sytuacji. Warto to usystematyzować. Prowadzący powinien na początku każdego spotkania jasno określić zasady i reguły meetingu i uzyskać od uczestników potwierdzenie i zgodę na ich respektowanie.
- zarządzaj czasem i przestrzenią – trzymaj się wspomnianych wcześniej timeboxów, czyli zaznaczonych w agendzie przedziałów czasowych. Zarządzaj dyskusją. Staraj się hamować odchodzenie od tematu. Ograniczaj dygresje i nadmiernie rozbudowane wypowiedzi. Zwłaszcza, gdy przestają być merytoryczne, a zaczynają być oceną osób, w szczególności tych nieobecnych. Takie sytuacje potrafią rozbić plan zebrania i spowodować, że nie zakończy się ono oczekiwanym rezultatem.
- podsumowuj – rób krótkie podsumowanie po każdym punkcie agendy. Parafrazuj wypowiedzi uczestników oraz potwierdzaj, czy wszystko zrozumieli. Pozwoli to płynnie przejść do kolejnych punktów agendy i znacznie skróci czas potrzebny na podsumowanie całego spotkania. Wnioski będą wyciągane z każdej poszczególnej części – na koniec tylko je zsumujesz i przekażesz uczestnikom.
- następne kroki – zadbaj o plany po spotkaniu. To niezwykle istotna część zebrania. Zazwyczaj spotkanie jest motorem do dalszych działań. Wyciągnij z podsumowania te elementy, które mają charakter zadań, terminów lub dotyczą konkretnych osób i przedstaw je w formie mini harmonogramu zaplanowanych prac.
- feedback – koniecznie zapytaj uczestników, czy mają jakieś pomysły na usprawnienie Twoich działań. Możesz użyć w tym celu dowolnego narzędzia, aby znaleźć przestrzeń również i do własnego rozwoju, oraz pracy nad efektywnością. Osobiście bardzo lubię i polecam technikę Start-Stop-Continue. W skrócie zakłada ona znalezienie odpowiedzi na pytania, które podzielone są w 5 obszarach:
- Start (Zacznij): co powinniśmy zacząć robić, czego do tej pory jeszcze nie zrobiliśmy?
- Stop (Przestań): co powinniśmy przestać robić, co się nie sprawdza?
- Continue (Kontynuuj): co działa, co chcielibyśmy kontynuować?
- More (Więcej): czego powinniśmy robić więcej?
- Less (Mniej): czego powinniśmy robić mniej?
Możesz także skorzystać z techniki 5 Finger Feedback Czyli Feedback Na Pięć Palców.
Być może stwierdzisz, że przejście przez wszystkie punkty podczas spotkania będzie trudne i zajmie mnóstwo czasu. Moim zdaniem warto spróbować. Nawet jeśli skorzystasz tylko z kilku podpowiedzi, ze względu na inną specyfikę Twoich spotkań – nie wahaj się. Efektywne, przeprowadzone sprawnie i w sympatycznej atmosferze spotkanie, na którym każdy uczestnik czemu ono służy, jest warte wysiłku poniesionego na zastosowanie powyższych rad. Optymalnie oczywiście byłoby, gdyby opisane metody na stałe zagościły na Twoich spotkaniach.
A co po spotkaniu? O tym opowiem już niebawem, w ostatniej części cyklu o efektywnych spotkaniach. Czytaj wpis – Co zrobić po efektywnym spotkaniu?.
